Evento Nascar Sprint Cup – Estados Unidos

Passo a passo para a captação financeira para eventos esportivos

A busca pelo patrocínio é uma das etapas mais importantes durante a organização de qualquer evento. Independente do porte do evento, é necessário conquistar possíveis investidores para colaborar com dinheiro ou apoio em alguma atividade necessária para a realização do evento.

Como a captação dos investidores em potencial depende da sua capacidade de evidenciar sua credibilidade e provar que o patrocínio ao seu evento trará muitos benefícios àquela marca, você deve se precaver e organizar uma apresentação que aponte as vantagens e que torne seu evento o mais atraente possível para convencer os patrocinadores.

Por isso, organizamos esse artigo em algumas etapas para que, ao chegar o momento da captação de patrocínio, você consiga arrebatar os melhores patrocinadores do mercado. Aqui você encontrará um passo-a-passo completo para organizar a sua captação de patrocínio, desde o momento da organização das informações para montar a apresentação, passando pelo momento da conversa e negociação, indo ao fechamento e, encerrando, como você mostrará os resultados para seu patrocinador. É um artigo mais que completo para você não se perder mais!

Vamos à leitura?

Como montar uma apresentação arrebatadora?

Não existe nenhuma regra rígida e que funcione 100% para todos os casos, mas existem métodos e práticas que irão te guiar para o melhor caminho.

A primeira premissa que você deve ter em mente é que, quando você conquista um patrocínio, você conquista um parceiro para te auxiliar nos custos e nas operações que irão tornar o seu evento mais viável e lucrativo, enquanto que a empresa que patrocina, ganha visibilidade e acesso direto a seu público-alvo. E essa troca deve ser evidenciada em sua apresentação.

Para que essa parceria funciona e seja um sucesso, a organização do evento deve considerar alguns fatores ao associar sua festa/evento a algumas marcas.

Você deve iniciar sua apresentação deixando claro qual o tipo de público frequenta seu evento (idade, sexo, interesses, ocupação, potencial de compra, etc) e qual a média de público esperada para essa edição do evento e qual o público presente na edição anterior. Dessa forma, seu patrocinador saberá que o seu evento é o certo para estar presente.

Deixe claros os valores e o que dará direito ao patrocinador no ambiente da sua festa/evento. Terá diferentes valores e ações para cada patrocinador ou apenas um? É importante a transparência nessa relação de patrocinador-organizador. Por isso, garanta de organizar um plano para que o futuro patrocinador saiba como poderá estampar sua marca em seu evento. Como, por exemplo: Se ele patrocinar com um valor X terá direito a uma faixa de 2x1m, um stand para exposição dos produtos e um convite para a área VIP. Se patrocinar o valor XX terá direito a tudo isso e mais estampar sua marca nos uniformes da equipe e na premiação. Considere as opções que mais valem a pena para ambas as partes e monte esse plano.

Conte a história do seu evento, o que ele significa, como surgiu a ideia, qual a sua identidade visual e todos os detalhes da trajetória até chegar a essa apresentação. Você expõe de onde surgiu e como surgiu, aumentando a relação de confiança. Aponte o calendário da organização e o que acontecerá em cada etapa.

Escolha alguns casos de sucesso. Se este for o seu primeiro evento, cite alguns cases famosos de sucesso de marcas que aliaram suas imagens a eventos esportivos e alcançaram grandes êxitos. Se você já organiza eventos há um bom tempo, conte sobre o sucesso dos seus patrocinadores em anos anteriores ao atrelarem a imagem das suas marcas ao evento que você realiza.

Inclua fotos do local do evento, os projetos de estrutura e áreas que serão destinadas ao patrocinador, para que ele possa idealizar sua exposição em seu evento. Isso aumenta a relação de confiança durante a negociação. Mostre ao seu patrocinador também as mídias que estarão presentes em seu evento, pois ele também irá se beneficiar desse fator e, com certeza, dará um empurrãozinho a mais nessa decisão de patrocinar ou não o seu evento.

É hora de ir atrás do patrocínio. E agora?

Antes de sair à luta, desesperado e batendo na porta de todas as empresas possíveis, faça uma lista de possíveis patrocinadores. Isso irá poupar seus esforços e te dará uma direção nessa jornada.

Primeiro liste as empresas que terão maior relação com o seu evento, seja pelo público, seja pela modalidade ou o que mais for. Prefira empresas com boa reputação e alta credibilidade no mercado, pois você também deve pensar na imagem do seu evento e se aliar a empresas com muitos problemas, pode prejudicar o seu evento.

Novamente bato na tecla de que você deve conhecer seu público. Quem participa do seu evento? Como são os espectadores? Como é o perfil dos atletas/pilotos inscritos? Faça uma pesquisa de mercado, para que você possa apresentar informações consistentes sobre esse público. A partir do conhecimento do seu público, você saberá quais empresas têm maior potencial para aliar a marca ao seu evento.

Dica importantíssima: use o seu networking! Pense em amigos e conhecidos ou conhecidos dos seus amigos e familiares que trabalham em empresas que possuem potencial para patrocinar seu evento ou que trabalham com outros eventos e que conhecem bons parceiros. Uma boa indicação pode ser um excelente pontapé inicial no relacionamento com um futuro patrocinador, pois você pode ter o melhor projeto do mundo, mas se ninguém quiser te ouvir, como fica?

Depois de listar as empresas, faça uma pesquisa sobre elas. Quando chegar à apresentação você deve demonstrar que conhece aquela empresa, seu perfil, seus produtos e conseguirá apontar melhor como o patrocínio a seu evento poderá beneficiar aquela marca.

Mandando bem na apresentação

Você deve iniciar a conversa/apresentação ao potencial parceiro, evidenciando os pontos positivos do seu evento e o seu valor. Descreva os produtos e serviços que seu evento oferece aos participantes.

Deixe claro porque seu evento é especial, porque seu público escolhe participar da sua corrida e não de outra ou da sua Exposição e não de outra. Desse modo, você deixa claro que o evento que você organiza oferece mais benefícios e que se trata de um evento que satisfaz o desejo do seu público.

O que te diferencia dos outros? Você oferece um kit especial aos participantes inscritos, você oferece um coquetel para os participantes e familiares após a competição, você acomoda os espectadores em local diferenciado durante as provas? Mostre o seu diferencial em relação aos outros para o seu parceiro.

O início da sua apresentação deve prender a atenção do anunciante, deve encantá-lo para que ele, de fato atente-se para todos os detalhes que você apresentar.

Toda novela encanta nos primeiros capítulos pela forma com que mostra qual é a história a ser contada, seja através de vários mistérios, do suspense, da narrativa, do romance. Elas não mostram como a história será contada, mas qual será a história a ser acompanhada.

É isso que você deve fazer, mostrar para seu patrocinador logo no início qual será a história do seu evento. Vai acontecer em um local diferenciado, atrações especiais, open bar premium para os espectadores, kit diferenciado para os inscritos? Tudo isso vai depender do perfil do público do seu evento, mas isto é que você deve deixar claro ao iniciar sua apresentação, pois é a forma de prender a atenção do patrocinador.

Depois de encantar, conte sua história. Diga como começou a ideia da organização desse evento, como surgiu a modalidade, como surgiu a paixão pelo esporte, qual é a sua história como organização de eventos, qual seu objetivo com esse evento.

Hora de mostrar organização!

Ao seguir com a sua apresentação, é hora de mostrar que você já tem tudo planejado. Isso mostra que seu patrocinador pode confiar em você!

Apresente seu cronograma com todas as etapas da organização do evento. Coloque as datas, locais, fornecedores escolhidos, planejamento de divulgação, quando irá ter início as inscrições, quando encerrará, quando iniciará a montagem das estruturas, como será a desmontagem, etc.

7 PASSOS PARA SEU EVENTO ESPORTIVO SER UM SUCESSO

Mostre um calendário o mais detalhado possível e, ainda dentro do planejamento, aponte como se dará o retorno da empresa. Isso pode ser feito através de pesquisas de recall de marca ou de lembrança com os participantes, após o acontecimento do evento.

CHECKLIST: O QUE NÃO PODE FALTAR NO SEU EVENTO ESPORTIVO OU CORPORATIVO?

Aí chega o momento de você tocar de ver no emocional e mostrar que você realmente se planejou para organizar esse evento: hora de falar da experiência dos inscritos e espectadores!

O seu evento deve proporcionar algum diferencial que encante seu público e que seja capaz de valorizar a marca da sua competição. Um momento que proporciona felicidade, experiência positiva, potencializa a interação com as marcas e é isso que seu patrocinador quer.

As marcas podem, inclusive, fazer parte desses diferenciais que você irá criar para experiência do seu público. Uma marca de fotografia ficar em um stand com uma câmera que cria efeitos diferentes nas fotos dos participantes e entrega uma pequena fotografia a eles. Uma marca de cerveja que instala uma cabine com iluminação e música que o público curte. A possibilidade de uma marca patrocinar um momento de grandes atletas do seu evento em interação com o público.

Seja criativo!

Fechamento

Se tudo der certo até aqui, você já estará no momento do fechamento do contrato de patrocínio com o seu novo apoiador. E é aqui que você deve demonstrar ainda mais profissionalismo.

Não tente enganar o patrocinador ou tirar vantagem de alguma coisa. Seja o mais transparente possível.

Apresente um contrato com todas as cláusulas de patrocínio, que assegure que você irá receber o seu pagamento e que o assegure de expor a sua marca como combinado. No contrato você deve expor valores e o que inclui no patrocínio que ele acaba de aceitar oferecer a sua marca. Assim, as duas partes se resguardam legalmente.

Vamos mostrar resultados?

Após a organização do evento, a primeira coisa a ser feita é analisar os seus resultados. A organização deve indicar os pontos fortes e fracos, em que o evento funcionou bem e onde falhou e como irá se ajustar para as próximas edições.

A organização deve também fazer pesquisas de satisfação com os participantes para saber as suas opiniões sobre o evento em geral e, para mostrar resultado a seus patrocinadores, realizar uma pesquisa sobre as ações das marcas e comprovar que o investimento da marca no seu evento trouxe resultados positivos.

PESQUISA DE MERCADO PARA EVENTOS ESPORTIVOS: TUTORIAL INCRÍVEL (COM TEMPLATE DE PESQUISA)

Organizar todas essas informações e enviar em uma apresentação para o seu patrocinador pode ser a chave para garanti-lo como parceiro para as próximas edições. Também é um meio de entrar em contato após o evento para agradecer pelo apoio.

Caso o acordo de patrocínio tenha garantido ao seu parceiro o direito de montar stands para vender seus produtos durante o evento, pergunte a ele como foram as vendas, se o resultado foi positivo ou negativo. Mostre que você se preocupa com a relação que está construindo com o seu parceiro e que não está apenas se importando com a verba do patrocínio.

Nós sabemos que a etapa da captação de patrocínios é uma das mais importantes para que seu evento seja o sucesso que você espera. E para organizadores de novos eventos ou de eventos que ainda são de pequeno porte, essa etapa pode ser um pouco complicada. Esperamos que, após essa leitura, você seja capaz de identificar melhor as oportunidades e de conquistar grandes apoios, através de uma boa estratégia, de muita disciplina e organização.

Fonte: LRG – Lacaille Race Group / Rede Mundial de Computadores

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